Quali sono gli impegni della famiglia?

La famiglia Italiana sarà coinvolta totalmente sia nella fase di preparazione sia nella fase di gestione dello Scambio. E' quindi una parte fondamentale di questa esperienza e deve essere ben conscia dell'impegno a cui va incontro.

Prima della partenza

- Contattare un Club Rotary per avere la sponsorizzazione dello Scambio. Attenzione: non tutti i Club del Distretto partecipano ogni anno al Programma Scambio Giovani, inoltre la sponsorizzazione rientra nella totale autonomia decisionale del Club, che può concederla o meno.
- Tramite il Club presentare la domanda di iscrizione, anche preliminare, alla Commissione Distrettuale e versare l'acconto non rimborsabile
- Contattare la Scuola per definire il periodo e la fattibilità dello Scambio e per concordare le modalità di reinserimento alla fine dello Scambio

- Segnalare altre 2 famiglie disponibili ad ospitare lo studente straniero per almeno 3 mesi ognuna. E' anche possibile accordarsi con altre famiglie partecipanti allo Scambio per uno scambio incrociato degli Studenti ospiti. In questo caso la famiglia ospiterà per tutto l'anno scolastico fino a 3 studenti diversi, in successione. In ogni caso sottolineiamo che è la famiglia a dover garantire l'ospitalità allo Studente in arrivo e che il Rotary sarà solamente di supporto
- Partecipare attivamente a tutti gli incontri preparatori insieme al proprio figlio/a. Il processo richiederà diversi mesi, a partire dall'esame dei candidati, ai colloqui con i rappresentanti della Commissione e con la psicologa di supporto, ai seminari di orientamento, infine alla raccolta della documentazione 
- Una volta confermato lo Scambio, raccogliere tutta la documentazione richiesta in tempi brevi
- Provvedere al saldo delle somme dovute per l'iscrizione al Programma Scambio Giovani
- Stipulare, ove necessario, la Polizza Sanitaria di Assicurazione richiesta nel Paese straniero
- Appena possibile, prendere contatto con la prima famiglia estera ospitante e con il Tutor estero in modo da concordare l'arrivo del proprio figlio/a. Si potranno così avere informazioni utili sulla famiglia ospitante, l'abitazione, la Scuola, la città, le condizioni climatiche, ecc. Ciò faciliterà l'inserimento dello Studente Italiano.
- Acquistare il biglietto di viaggio per il proprio figlio/a con le modalità fissate dal Rotary. Il biglietto dovrà avere la data di ritorno libera

La Commissione Scambio Giovani vi sarà comunque costantemente vicina per aiutarvi in ogni vostra esigenza e per chiarire ogni dubbio.

Durante lo Scambio nei riguardi dello Studente Italiano all'Estero

In questo paragrafo ci limiteremo alle problematiche relative ai rapporti con il proprio figlio/a all'Estero e con la struttura del Rotary. Per quanto attiene agli impegni verso lo Studente straniero in Italia vi rimandiamo all'apposita sezione.

Il Programma Scambio Giovani del Rotary non è solamente un mezzo per far vivere i ragazzi in una Nazione diversa per alcuni mesi. Ha invece una sua filosofia improntata alla crescita umana e culturale dei giovani e quindi le regole che lo governano rispettano questi principi.
E' importante dunque che tutta la famiglia legga attentamente, accetti pienamente e sottoscriva tutte queste regole, che sono il frutto di decenni di esperienza sul campo. Sarà così più semplice aiutare lo Studente a vivere questa avventura straordinaria ma molto impegnativa, soprattutto all'inizio.

Vostro figlio/a dovrà affrontare all'arrivo una situazione difficile: una nuova famiglia, una nuova scuola ed una lingua non facilmente comprensibile, in un ambiente spesso totalmente diverso e dagli usi e costumi non sempre simili ai nostri. Per accelerare il suo inserimento dovrete evitare contatti frequenti : dovrete avere sempre un atteggiamento di sostegno nei confronti di vostro figlio/a, ma senza intervenire direttamente nell'ambiente familiare e scolastico che lo ospita.
Il Rotary locale assegnerà un Tutor (o Counselor) a vostro figlio/a, che sarà il primo e più importante sostegno durante tutta la sua esperienza all'estero. Questo Rotariano dovrà affiancare lo studente nei rapporti con la famiglia e con la scuola. Il Distretto Estero avrà poi una struttura speculare alla nostra e quindi avremo in ogni caso dei Rotariani di riferimento anche a livello Distrettuale. All'interno della nostra Commissione vi è poi un delegato ai rapporti con i ragazzi all'estero, che sarà costantemente in contatto con voi e con vostro figlio/a, pronto a consigliare o ad aiutare in caso di necessità.

Una particolare attenzione dovrà essere prestata ad eventuali visite o viaggi. Le regole di base dello Scambio Giovani , per favorire l'inserimento dei ragazzi nel nuovo mondo, non incoraggiano le visite dei parenti, e comunque le prevedono non prima di Aprile. Alcuni Distretti, soprattutto Americani, sono molto intransigenti. Riportiamo, a titolo di esempio, le regole interne del Distretto Americano 6440 che sono state applicate molto rigorosamente in passato. Eventuali eccezioni possono venire richieste, tenendo presente che si chiede una deroga non dovuta alle regole sottoscritte, ma solo passando tramite le Strutture Rotariane.

La violazione di queste regole, così come delle altre regole fondamentali di comportamento, potrebbe comportare l'uscita del ragazzo/a dal Programma Scambio Giovani ed il suo rimpatrio.