Il Titolare del trattamento è il Distretto o Multidistretto Rotary che ha ricevuto la licenza d'uso della piattaforma per il proprio ambito e ne mette l'accesso a disposizione dei propri utenti — la sua identità completa, con i relativi dati di contatto, è riportata nell'addendum specifico in fondo a questa pagina. Chi sviluppa e fornisce lo strumento software (v. i Termini & Condizioni, punti 1-2) non è il Titolare del trattamento e non decide finalità e mezzi con cui i tuoi dati vengono usati. I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), quando nominato, sono resi disponibili dal Chair del Multidistretto e dal Coordinatore del Distretto competente. Per l'esercizio dei tuoi diritti e per ogni richiesta in materia di protezione dei dati puoi scrivere al referente privacy indicato dal tuo Distretto.
Nell'ambito della gestione del programma di scambio giovani trattiamo, a seconda del tuo ruolo (studente in partenza, studente in arrivo, famiglia ospitante, genitore/tutore, volontario rotariano, insegnante di riferimento):
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Dati anagrafici e di contatto | nome, cognome, data e luogo di nascita, sesso, indirizzo, telefono, email, codice fiscale |
| Documenti di identità e viaggio | copia del passaporto, documenti scolastici, certificazioni linguistiche, biglietti aerei, polizze assicurative |
| Dati relativi alla famiglia e all'abitazione | composizione del nucleo familiare, informazioni sull'abitazione ospitante |
| Immagini | fotografie personali inserite nelle candidature e nei documenti |
| Categorie particolari (art. 9 GDPR) | informazioni su salute, allergie, esigenze alimentari o mediche, ed eventuali dati idonei a rivelare convinzioni religiose, ove volontariamente forniti nelle candidature |
| Dati amministrativi | stato della candidatura, assegnazioni, comunicazioni, contributi di partecipazione |
| Dati tecnici | log di accesso e di attività strettamente necessari alla sicurezza e al funzionamento della piattaforma |
Molti interessati sono minori di età: in tali casi i dati sono forniti e il consenso è prestato dai genitori o dai tutori legali.
Con l'accettazione del presente documento, lo studente in scambio e/o la famiglia sponsor e/o la famiglia ospitante acconsente esplicitamente al trattamento e all'utilizzo delle fotografie e delle riprese video realizzate durante la partecipazione al programma, nelle quali il soggetto possa essere riconoscibile, per finalità di comunicazione, informazione e promozione del Programma Scambio Giovani e delle attività del Rotary.
Si dà il consenso in particolare alla pubblicazione e diffusione delle immagini e dei video attraverso i siti internet, i social media e gli altri canali di comunicazione dei Multidistretti, dei Distretti e dei Rotary Club, nonché nell'ambito di materiali e circuiti di promozione del programma, rotariani e non rotariani.
L'autorizzazione è rilasciata senza scadenza temporale ed è valida fino ad eventuale revoca del consenso, che potrà essere esercitata in qualunque momento con le modalità indicate al punto 9 dell'informativa.
| Finalità | Base giuridica (art. 6 / art. 9 GDPR) |
|---|---|
| Gestione della candidatura, selezione, abbinamento con famiglie e club, gestione documentale e del soggiorno | Esecuzione di un accordo/misure precontrattuali a cui l'interessato aderisce (art. 6.1.b) e legittimo interesse a gestire il programma (art. 6.1.f) |
| Comunicazioni operative tra staff, famiglie, studenti e club | Legittimo interesse / esecuzione dell'accordo (art. 6.1.b/f) |
| Adempimenti verso Rotary International e le autorità competenti (es. trasmissione al Ministero) | Obbligo legale e legittimo interesse (art. 6.1.c/f) |
| Trattamento di dati sanitari e altre categorie particolari | Consenso esplicito dell'interessato o del genitore/tutore (art. 9.2.a), per finalità di sicurezza e tutela della salute durante lo scambio |
| Elaborazione assistita da intelligenza artificiale dei documenti (OCR ed estrazione dati) | Legittimo interesse a ridurre l'inserimento manuale; funzione disattivabile dall'amministratore (vedi §6) |
I dati sono accessibili, secondo il principio di minimizzazione e in base al ruolo e all'ambito territoriale (club, distretto, multidistretto), a: staff volontario rotariano del programma (Chair, Coordinatori, YEO, counselor) ed eventuale personale dipendente del Distretto/Multidistretto Titolare del trattamento, famiglie ospitanti assegnate, e — ove necessario — Rotary International e le autorità competenti. Ci avvaliamo inoltre di responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) che forniscono servizi tecnici:
I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali o di marketing. Il ricorso a Google LLC, con sede negli Stati Uniti, comporta un trasferimento di dati verso un Paese terzo: tale trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea e delle ulteriori garanzie previste dal fornitore.
La natura stessa del programma di scambio comporta la condivisione dei dati indispensabili con l'organizzazione Rotary e le famiglie del Paese di destinazione o di provenienza, che possono trovarsi al di fuori dell'Unione Europea. Tali trasferimenti avvengono limitatamente a quanto necessario per realizzare lo scambio a cui l'interessato aderisce (art. 49.1.b GDPR) e adottando garanzie adeguate ove applicabili.
Per ridurre l'inserimento manuale, la piattaforma può utilizzare un servizio di intelligenza artificiale (Mistral AI, UE) per leggere i PDF caricati ed estrarne automaticamente i dati (OCR e classificazione). In tal caso il contenuto del documento viene trasmesso al fornitore per la sola elaborazione richiesta. Non viene effettuata alcuna decisione automatizzata con effetti giuridici sull'interessato: l'esito dell'AI è sempre rivisto da un operatore. L'amministratore può disattivare completamente le funzioni AI dal pannello di amministrazione: quando sono disattivate, nessun dato viene trasmesso ad alcun servizio di AI.
I dati sono conservati per il tempo necessario alla gestione dello scambio e degli adempimenti connessi, e successivamente per il periodo richiesto da obblighi di legge, statutari o assicurativi. Al termine i dati sono cancellati o resi anonimi. Puoi in ogni momento richiederne la cancellazione anticipata, fatti salvi gli obblighi di conservazione.
In qualità di interessato hai diritto di: accedere ai tuoi dati, chiederne la rettifica o la cancellazione, ottenere la limitazione o opporti al trattamento, ricevere i dati in formato portabile e, ove il trattamento si basi sul consenso, revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Hai inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it).
Il conferimento dei dati necessari alla partecipazione al programma è indispensabile: il rifiuto rende impossibile la gestione della candidatura e dello scambio. Il conferimento dei dati facoltativi (es. note aggiuntive) è libero.
La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio, per i quali non è richiesto il consenso (art. 122 del Codice Privacy / Direttiva ePrivacy). Non sono utilizzati cookie di profilazione, di marketing o di analisi di terze parti, né strumenti di tracciamento. I cookie impiegati sono:
| Cookie | Finalità | Durata |
|---|---|---|
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