Privacy notice — an English translation follows each section. In case of discrepancy the Italian text prevails.
Il Titolare del trattamento è il Multidistretto Rotary Youth Exchange Italia (di seguito "RYE"), tramite i Distretti Rotary aderenti al programma di scambio giovani. I dati di contatto del Titolare e del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) sono resi disponibili dal Chair del Multidistretto e dal Coordinatore del Distretto competente. Per l'esercizio dei diritti e per ogni richiesta in materia di protezione dei dati è possibile scrivere al referente privacy indicato dal proprio Distretto.
The Data Controller is the Italian Rotary Youth Exchange Multidistrict, acting through the participating Rotary Districts. Controller and Data Protection Officer (DPO) contact details are provided by the Multidistrict Chair and the relevant District Coordinator.
Nell'ambito della gestione del programma di scambio giovani trattiamo, a seconda del tuo ruolo (studente in partenza, studente in arrivo, famiglia ospitante, genitore/tutore, volontario rotariano, insegnante di riferimento):
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Dati anagrafici e di contatto | nome, cognome, data e luogo di nascita, sesso, indirizzo, telefono, email, codice fiscale |
| Documenti di identità e viaggio | copia del passaporto, documenti scolastici, certificazioni linguistiche, biglietti aerei, polizze assicurative |
| Dati relativi alla famiglia e all'abitazione | composizione del nucleo familiare, informazioni sull'abitazione ospitante |
| Immagini | fotografie personali inserite nelle candidature e nei documenti |
| Categorie particolari (art. 9 GDPR) | informazioni su salute, allergie, esigenze alimentari o mediche, ed eventuali dati idonei a rivelare convinzioni religiose, ove volontariamente forniti nelle candidature |
| Dati amministrativi | stato della candidatura, assegnazioni, comunicazioni, contributi di partecipazione |
| Dati tecnici | log di accesso e di attività strettamente necessari alla sicurezza e al funzionamento della piattaforma |
Molti interessati sono minori di età: in tali casi i dati sono forniti e il consenso è prestato dai genitori o dai tutori legali.
Depending on your role we process identification and contact data, identity and travel documents, family and household information, personal photographs, special categories of data (Art. 9 GDPR) such as health, allergies and dietary or medical needs voluntarily provided, administrative data and minimal technical logs. Many data subjects are minors; in that case data and consent are provided by parents or legal guardians.
| Finalità | Base giuridica (art. 6 / art. 9 GDPR) |
|---|---|
| Gestione della candidatura, selezione, abbinamento con famiglie e club, gestione documentale e del soggiorno | Esecuzione di un accordo/misure precontrattuali a cui l'interessato aderisce (art. 6.1.b) e legittimo interesse a gestire il programma (art. 6.1.f) |
| Comunicazioni operative tra staff, famiglie, studenti e club | Legittimo interesse / esecuzione dell'accordo (art. 6.1.b/f) |
| Adempimenti verso Rotary International e le autorità competenti (es. trasmissione al Ministero) | Obbligo legale e legittimo interesse (art. 6.1.c/f) |
| Trattamento di dati sanitari e altre categorie particolari | Consenso esplicito dell'interessato o del genitore/tutore (art. 9.2.a), per finalità di sicurezza e tutela della salute durante lo scambio |
| Elaborazione assistita da intelligenza artificiale dei documenti (OCR ed estrazione dati) | Legittimo interesse a ridurre l'inserimento manuale; funzione disattivabile dall'amministratore (vedi §6) |
We process data to run the exchange programme (application, selection, host-family and club matching, document and stay management), for operational communications, and to comply with obligations towards Rotary International and competent authorities. Special-category (health) data is processed on the basis of the explicit consent of the data subject or parent/guardian.
I dati sono accessibili, secondo il principio di minimizzazione e in base al ruolo e all'ambito territoriale (club, distretto, multidistretto), a: staff volontario rotariano del programma (Chair, Coordinatori, YEO, counselor), dipendenti del Multidistretto Italia, famiglie ospitanti assegnate, e — ove necessario — Rotary International e le autorità competenti. Ci avvaliamo inoltre di responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) che forniscono servizi tecnici:
I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali o di marketing.
Data is accessed on a need-to-know, role- and territory-based basis by Rotary programme volunteers, assigned host families and, where necessary, Rotary International and competent authorities. We use processors for hosting (EU), email delivery, Mistral AI (EU, only when AI features are enabled) and Google Drive (only if auto-import is enabled). Data is never publicly disclosed or sold.
La natura stessa del programma di scambio comporta la condivisione dei dati indispensabili con l'organizzazione Rotary e le famiglie del Paese di destinazione o di provenienza, che possono trovarsi al di fuori dell'Unione Europea. Tali trasferimenti avvengono limitatamente a quanto necessario per realizzare lo scambio a cui l'interessato aderisce (art. 49.1.b GDPR) e adottando garanzie adeguate ove applicabili.
Running an exchange inevitably requires sharing the necessary data with the Rotary organisation and families in the destination or origin country, which may be outside the EU, limited to what is necessary to perform the exchange the data subject signed up for (Art. 49.1.b GDPR).
Per ridurre l'inserimento manuale, la piattaforma può utilizzare un servizio di intelligenza artificiale (Mistral AI, UE) per leggere i PDF caricati ed estrarne automaticamente i dati (OCR e classificazione). In tal caso il contenuto del documento viene trasmesso al fornitore per la sola elaborazione richiesta. Non viene effettuata alcuna decisione automatizzata con effetti giuridici sull'interessato: l'esito dell'AI è sempre rivisto da un operatore. L'amministratore può disattivare completamente le funzioni AI dal pannello di amministrazione: quando sono disattivate, nessun dato viene trasmesso ad alcun servizio di AI.
The platform may use an AI service (Mistral AI, EU) to read uploaded PDFs and extract data (OCR). No automated decision with legal effect is taken — AI output is always reviewed by a human. An administrator can fully disable AI features; when disabled, no data is sent to any AI service.
I dati sono conservati per il tempo necessario alla gestione dello scambio e degli adempimenti connessi, e successivamente per il periodo richiesto da obblighi di legge, statutari o assicurativi. Al termine i dati sono cancellati o resi anonimi. Puoi in ogni momento richiederne la cancellazione anticipata, fatti salvi gli obblighi di conservazione.
Data is kept for as long as necessary to run the exchange and for any period required by legal, statutory or insurance obligations, then deleted or anonymised.
In qualità di interessato hai diritto di: accedere ai tuoi dati, chiederne la rettifica o la cancellazione, ottenere la limitazione o opporti al trattamento, ricevere i dati in formato portabile e, ove il trattamento si basi sul consenso, revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Hai inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it).
You have the right to access, rectify, erase, restrict, object to and port your data, to withdraw consent at any time where processing is based on it, and to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali).
Il conferimento dei dati necessari alla partecipazione al programma è indispensabile: il rifiuto rende impossibile la gestione della candidatura e dello scambio. Il conferimento dei dati facoltativi (es. note aggiuntive) è libero.
Providing the data necessary to take part in the programme is required; refusal makes it impossible to manage the application and the exchange. Optional data is voluntary.
La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio, per i quali non è richiesto il consenso (art. 122 del Codice Privacy / Direttiva ePrivacy). Non sono utilizzati cookie di profilazione, di marketing o di analisi di terze parti, né strumenti di tracciamento. I cookie impiegati sono:
| Cookie | Finalità | Durata |
|---|---|---|
| Cookie di sessione (PHP) | Mantenere l'autenticazione dell'utente durante la navigazione | Sessione / fino al termine di validità impostato |
rye_remember | Ricordare la scelta "resta collegato" fatta al login | Persistente (revocabile con il logout) |
rye_device | Adattare la durata della sessione al tipo di dispositivo (es. app installata) | Fino a 12 mesi |
Puoi bloccare o cancellare i cookie dalle impostazioni del tuo browser; la disattivazione dei cookie tecnici può però impedire l'accesso e l'uso della piattaforma. La piattaforma non contatta provider esterni di font né carica risorse di tracciamento da terzi.
The platform uses technical cookies only, necessary for the operation and
security of the service, for which no consent is required. No profiling, marketing
or third-party analytics cookies or tracking tools are used. The cookies are: a PHP session cookie (keeps you signed
in), rye_remember (remembers the "stay signed in" choice) and rye_device (adapts session
length to the device). You can block or delete cookies in your browser settings, but disabling technical cookies may
prevent access to the platform. No external font provider or third-party tracking resource is contacted.